گام ششم: موقعیت- عمل- نتیجه
تا به این جا، در مورد یافتنِ ذهنیتِ درست، و بایدها و نبایدهای مصاحبه چیزهایی یاد گرفته اید و با نقش شخصیت های مهم در مصاحبه آشنا شده اید. حالا زمان آن رسیده است که قانون «سه تکنیک» را به شما معرفی کنیم. برای این منظور، می خواهم با «موقعیت- عمل- نتیجه» که محور اصلی استراتژی این نوشتار است شروع کنم.
«موقعیت- عمل- نتیجه» یکی از ابزارهای کلاسیکِ مصاحبه است و در مواقعی مورد استفاده قرار می گیرد که از نمونه و مثال برای پاسخ به سوالی استفاده می کنید. من این ابزار را برای سوالات رفتاری، بسیار سودمند می دانم. این روش دقیقا مناسب قانون «سه تکنیک» است که در فصل بعد توضیح خواهم داد. خوانندگانی که از قبل با این استراتژی آشنا هستند باید به این نکته دقت کنند که من «وظیفه» و «موقعیت» را با هم ترکیب کرده ام زیرا اعتقاد دارم که هر دوی آن ها را می توان به طور هم زمان انجام داد.
شاید بپرسید منظورم از سوالات رفتاری چیست؟ سوالات رفتاری، سوالاتی هستند که تجربه ی قبلی کاندیدا را مورد ارزیابی قرار می دهند و بر اساس شناختی که به دست می آورند، می فهمند که کاندیدا در موقعیت های مشابه چگونه عمل می کند.
توضیح و تفسیر
موقعیت: زمانی که سوالی پرسیده می شود، اولین کاری که باید انجام دهید توضیح موقعیت، بیان شرایط و شرح دادن چالش است. باید اشاره کنید که آن چالش و مساله، کی و حتی کجا اتفاق افتاده است. لازم است این موضوع را روشن کنید که چه کارهایی باید انجام می شده است.
عمل: صریحا در این مورد صحبت کنید که برای حل مساله، چه کارهایی را انجام داده اید؟ از چه ابزارهایی استفاده کرده اید؟ چگونه با دیگر افراد تیم در ارتباط بوده اید؟ چگونه از داده ها و تحلیل ها برای حل مساله بهره برده اید؟
نتیجه: نتایجِ حل مساله را توضیح دهید. شرح دهید که از لحاظ کمی و کیفی چه اتفاقی افتاده است؟ در مورد مزایا و منافع خاصِ حل مساله ها بر روی کسب و کار و تاثیر کلی آن ها بر روی گروه تان و شخص خودتان بحث و گفت و گو کنید.
مثال
تکلیف–
موقعیتی را توصیف کنید که طی آن، با تشویق و ترغیب فردی دیگر، او را قانع می کنید که از دید شما به چیزها نگاه کند.
جواب–
موقعیت: یکی از مهم ترین وظایف من به عنوان مدیر تولید، ارائه ی راه حل هایی برای بهینه سازیِ وب سایت مان است. ایده ی آزمایشی بسیار خوبی داشتم که احساس می کردم می تواند به طرز چشمگیری باعث افزایش درآمد شرکت شود. متاسفانه، با محدودیت منابع روبه رو بودیم، به این ترتیب برای عملی کردنِ این ایده باید رئیسم را قانع می کردم که این کار ارزش اجرا را دارد.
عمل: برای اطمینان، سه کار انجام دادم تا او نتواند نه بیاورد. اول، یک نمونه تجاری را آماده کردم که میزان هزینه ی توسعه ی زمانی را به نسبتِ تاثیر مورد انتظاری که بر درآمدِ شرکت داشت مقایسه می کرد. دوم، یک خلاصه ی اجرایی تهیه کردم که به رئیسم امکان می داد هم زمان با شنیدنِ تحلیل های من، تک تکِ آن ها را برای خود تفسیر کند؛ و در آخر، جلسه ای را با حضور او و سایر سهام داران ترتیب دادم و اطمینان یافتم که تمام افرادِ تصمیم گیرنده و ذی نفع، در آن جلسه حضور دارند. در این جلسه، خلاصه ی اجرایی ام را برای آن ها توضیح دادم.
نتیجه: نتیجه این شد که رئیس و بقیه ی افراد تیم، با اجرای این طرجح آزمایشی موافقت کردند. در نتیجه ی اجرای این طرح، میزان بازگشت سرمایه، 35 درصد افزایش یافت، که این میزان، به معنای افزایش 100هزار دلاریِ درآمد شرکت بود. من با ارایه ی تجزیه و تحلیل های درست، و اطمینان از حضور تمام تصمیم گیرندگان اصلی در جلسه ی مذکور، توانستم گروه ام را قانع به راه اندازی ایده ای کنم که درآمد شرکت را به طرز چشم گیری افزایش می داد.
مطالب فوق، جواب هایی کاملا سازمان دهی شده، مستقیم و مختصر به سوال مصاحبه بود. این پاسخ، ابتدا صحنه را مهیا می کند؛ سپس در مورد کارهایی که باید برای قانع کردنِ تصمیم گیرندگان انجام شود صحبت می کند؛ و بعد هم نتیجه ی آن عمل بر روی کسب و کار را به تفصیل شرح می دهد. و نکته ی آخر که اغلب مصاحبه شوندگان فراموشش می کنند، آن است که مصاحبه شونده کل جواب را در یک جمله خلاصه می کند. این جمله، که بیان گر خصوصیت های اصلی و مورد نیاز برای آن شغل (در این مثال، آماده سازی، تحلیل، ارتباط، متقاعد سازی) است.
همان گونه که در بالا مشاهده کردید، این ساختار در سه مرحله شکل می گیرد. ساختاربندیِ مذکور، به شما امکان می دهد که فرایند سه مرحله ایِ فوق را راحت تر به خاطر بسپارید، مخصوصا وقتی از شما سوالی می شود که آمادگی پاسخ دادن به آن را ندارید. در فصل بعد، این موضوع را با تفصیل بیش تری مورد بحث و بررسی قرار خواهیم داد.
قدم های بعدی
با استفاده از چهارچوب «موقعیت- عمل- نتیجه»، نمونه پاسخی متناسب با وضعیت خود، شبیه مثال بالا آماده کنید.
گام هفتم: تکنیک مصاحبه
بخش اول: “قانون سه”
به نظر می رسد که تمامی چیزهای زندگی سه تایی اند: سه تفنگدار، سه دلقک، سه خوک کوچولو، سه جوجه مرغ فرانسوی، سه ضربه در بازی بیس بال، و داستانِ سه قسمتیِ ارباب حلقه ها (کتابِ هابیت واقعا عالی بود اما در مورد فیلمش اصلا با من صحبت نکنید!). البته خودم هم یکی از سه پسر خانواده هستم. کلا «سه» خیلی خوب است! پس، وقتی نوبت به مصاحبه می رسد، نباید از عنوانِ «قانون سه» تعجب کرد.
تا آن جایی که مربوط به مصاحبه می شود، «قانون سه» بسیار قدرتمند است. در عرصه ی نویسندگی، مفهومی به نام «قدرت سه» وجود دارد. منظور از این استعاره آن است که هر چیز که سه بار تکرار شود قابل فهم تر خواهد بود و مخاطب، بهتر می تواند آن را به خاطر بسپارد. دلیل این ویژگی، آن است که ساختارِ مورد بحث، ترکیبی از ریتم و ایجاز است. یکی از دلایلی که باعث شده شخصیت هایی که در بالا به آن ها اشاره کردم (سه تفنگدار،…) در فرهنگ ما این قدر مهم باشند، این است که به راحتی در ذهن می مانند؛ و این ویژگی، اهمیتی باورنکردنی دارد. مصاحبه کننده باید هر آن چه را می گویید به راحتی بفهمد. اگر نتوانید ارتباطی منطقی بین افکارتان برقرار کنید، آن افکار هیچ موقع به یاد نخواهید ماند (حداقل، در حالت خوشبینانه می خواهید که از طرف آن شرکت، مجددا با شما تماس بگیرند). پس، باید به شکل کاملا ساده ای به مصاحبه کننده بفهمانید که مناسب این شغل هستید.
اما «قانون سه» چه کارکردی دارد؟ هر استراتژی، بر مبنای ساختارش تعریف می شود. در صورت امکان، پاسخ های شما باید در قالب چارچوبی سه وجهی بیان گردد که هر یک از این وجوه، اگر چه مستقل از هم هستند اما پیرو چارچوبی منسجم باشند. می توانید پاسخ های خود را با استفاده از زبان زیر بیان کنید:
- «اولاً ….»
- «دوم…» یا «بعد….» یا «در ضمن….»
- «سوم…» یا «در آخر…» یا «سرانجام….» و یا «به عنوان نکته ی پایانی….»
زمانی که از کلمات ربط بالا ستفاده می کنید، آن ها را با پاسخ مستقیمی که به هر سوال می دهید به یکدیگر ربط دهید. به عنوان مثال: «اولاً، دوست دارم در گوگل کار کنم چون یکی از خلاقانه ترین شرکت های دنیاست». این پاسخ، پاسخی مختصر و مستقیم به جواب سوالی است که مصاحبه کننده پرسیده است.
خیلی ساده است، نه؟ همین روش، برای درخواست ها و سوالاتی مانند نمونه های زیر، بسیار کارآمد است:
- درباره رزومه تان توضیح دهید.
- چرا می خواهید در این شرکت کار کنید؟
- چرا می خواهید در این صنعت باشید؟
- در پنج سال آینده خود را در کجا می بینید؟
- چرا باید استخدام تان کنم؟
- بزرگ ترین نقطه قوت تان چیست؟
- بزرگ ترین نقطه ضعف تان چیست؟
- چه چیزی به شما انگیزه می دهد؟
اجازه دهید دو مثال را برای این سوال، مورد ارزیابی قرار دهیم: سوال: «چرا می خواهید در گوگل کار کنید؟»
مثال اول- بدون استفاده از «قانونِ سه»
«می خواهم در گوگل کار کنم چون این شرکت یکی از نوآورترین شرکت های دنیاست. گوگل نه تنها بزرگ ترین موتور جست وجوگرِ دنیا را به نام خود دارد، بلکه سرعت دستاوردهای گوگل شگفت انگیز است. آن ها توانسته اند محصولات پرنفوذی مانند کروم کست، بالن های وای فای، گوگل گلاس و حتی ماشین های بدون راننده تولید کنند. من با آدم های زیادی صحبت کرده ام و به این نتیجه رسیده ام که فرهنگ کار در این شرکت، بسیار خوب و رویایی است. آن چیزی که من فهمیدم این است که گوگل، از یک طرف، محیطی گروهی و مشارکت جویانه را ایجاد می کند و از سوی دیگر، تسهیلات رفاهی زیادی فراهم می کند و همین عوامل سبب می شود کار کردن در گوگل، بدل به تجربه ای عالی شود. بعلاوه، این شرکت دارای تیم مدیریتی در سطح جهانی است. وقتی آدم کارمند یک شرکت می شود، بسیار مهم است که به چشم اندازی که مدیریت برای آن شرکت در نظر گرفته است باور داشته باشد. لاری و سرجی دو تن از باهوش ترین و درخشان ترین مدیران دنیا هستند و این امر می تواند فرصتی عالی برای من باشد که به آن ها و دیگر اعضای تیم گوگل کمک کنم تا به سمت جلو پیش بروند.»
به طور کلی، پاسخ بالا، پاسخ بدی نیست؛ اما بیایید به نمونه پاسخی که با استفاده از «قانون سه تکنیک» داده شده است نگاهی بیندازیم.
مثال دوم- با استفاده از «قانون سه»
«سه دلیل برای چراییِ کار کردن در گوگل دارم. اول این که گوگل یکی از نوآورترین شرکت های دنیاست. گوگل نه تنها بزرگ ترین موتور جست وجوگرِ دنیا را به نام خود دارد، بلکه سرعت دستاوردهای گوگل شگفت انگیز است. آن ها توانسته اند محصولات پرنفوذی مانند کروم کست، بالن های وای فای، گوگل گلاس و حتی ماشین های بدون راننده تولید کنند. دوم این که فرهنگ کار در این شرکت، بسیار خوب و رویایی است. تا جایی که من می دانم، گوگل، از یک طرف، محیطی گروهی و مشارکت جویانه را ایجاد می کند و از سوی دیگر، تسهیلات رفاهی زیادی فراهم می کند و همین عوامل سبب می شود کار کردن در گوگل، بدل به تجربه ای عالی شود. و در آخر این که، گوگل دارای تیم مدیریتی در سطح جهانی است. وقتی آدم کارمند یک شرکت می شود، بسیار مهم است که به چشم اندازی که مدیریت برای آن شرکت در نظر گرفته است باور داشته باشد. لاری و سرجی دو تن از باهوش ترین و درخشان ترین مدیران دنیا هستند و این امر می تواند فرصتی عالی برای من باشد که به آن ها و دیگر اعضای تیم گوگل کمک کنم تا به سمت جلو پیش بروند.»
حالا تفاوت ها را بررسی می کنیم:
- «سه دلیل برای چراییِ کار کردن در گوگل دارم»- این یک جمله ی بسیار قدرتمند است. جمله ی مذکور جمله ی مستقیمی که نشان می دهد شما در مورد جواب تان اطمینان خاطر زیادی دارید. دوم و مهم تر از همه این که، به مصاحبه کننده نشان می دهد که باید به دنبال سه موضوع باشد. هر چه از اهمیت این موضوع بگویم کم گفته ام. با اطلاعاتی که پس از این جمله به مصاحبه کنندگان می دهید، پاسخ شما به طرز شگفت انگیزی در ذهن شان باقی خواهد ماند.
- ساختار- نگرش «قانون سه» این اجازه را به شما می دهد که جواب هایی کاملا مستقیم به هر سوال بدهید، و چهارچوبی برای شما فراهم می کند تا بتوانید از جواب تان پشتیبانی کنید. هر موقع که از عبارات «اول…»، «دوم…» یا «در آخر…» استفاده می کنید، به مصاحبه کننده این هشدار را می دهید که جواب تان کاملا مستقیم بیان می شود. پس، زمانی که از این لغات استفاده می کنید مصاحبه کننده بیش تر مشتاق شنیدن می شود. حال مثال های زیر را بررسی می کنیم:
- اول این که گوگل یکی از نوآورترین شرکت های دنیاست.
- دوم این که فرهنگ کار در این شرکت، بسیار خوب و رویایی است.
- در آخر این که، گوگل دارای تیم مدیریتی در سطح جهانی است.
جملات بالا، خیلی ساده، مختصر و قدرتمند هستند و به سادگی در ذهن می مانند. ساختار فوق تقریبا برای هر سوالی کاربرد دارد. چرا سراغ سوال چالش بر انگیزتری نرویم؟
سوال: آیا می توانید اختلاف ها و جر و بحث ها را به خوبی کنترل کنید؟
قانون سه جواب
«بله، بر این باور هستم که می توانم به خوبی جر و بحث ها را کنترل کنم. معمولا وقتی با دعوا یا تنش روبه رو می شوم، به سه روش از پس این کار بر می آیم:
اول، مستقیم سراغ همکارم می روم و خیلی جدی در مورد مشکل با او صحبت می کنم. به این نتیجه رسیده ام که صحبت کردنِ مستقیم، موثرترین راه است. مثلا، همکاری داشتم که سر موضوعی خیلی عصبانی شد و دیگر با من صحبت نکرد (موقعیت). برای این که متقاعدش کنم تا با من حرف بزند، ابتدا برای صرف قهوه مهمانش کردم. اول دعوتم را رد کرد، اما با کمی پافشاری به همان روش های قدیمی، نرم شد و دعوتم را پذیرفت. موقع صرف قهوه، مستقیماً با او در مورد بحثی که داشتیم صحبت کردم، از او معذرت خواهی کردم و گفتم که در مورد نظر من دچار سو تفاهم شده است، و این فرصت را به او دادم تا در مورد افکارش صحبت کند (عمل). نتیجه این شد که او هم بابت سوءتفاهمی که ایجاد شده بود معذرت خواهی کرد. در واقع، او در مورد این موقعیت خیلی احساس بدی داشت و به من کمک کرد تا تعدادی از طرح های معوقه را به تصویب برسانم.
دوم این که، اگر دیدم آن شخص به هیچ وجه حاضر نیست با من صحبت کند، از یکی از همکارانم خواهش می کنم از طرف من با او حرف بزند. از این روش فقط در صورتی استفاده می کنم که امکانِ صحبتِ مستقیم با آن فرد را نداشته باشم. این کار خیلی بهتر از رفتن سراغ رئیس است، چون به هر حال، مواجه شدن با رئیس درباره ی این موضوعات، مثل این است که آدم سرش را زیر کتریِ آب جوش بگیرد. این روش، در اکثر مواقع برای من جواب داده است
و دست آخر، اگر دیدم که مشکل، با دو روش قبلی حل و فصل نشد، از مدیرم خواهش می کنم که با آن شخص یا با مدیر او قراری گذاشته و درباره ی آن مساله با هم صحبت کنند. بعد از این صحبت، هر چهار نفرمان می توانیم در یک جلسه ی مشترک، قائله را خاتمه دهیم. در این روش، چون مدیرم سرِ صحبت را باز می کند، چنین به نظر نخواهد رسید که خود من به طرفِ مقابل گیر داده ام. نهایتا می دانم که کلید حل مشکل، صحبت مستقیم و رو در رو است. با استفاده از این سه تاکتیکی که توضیح دادم، می توانم از پسِ تمامی جر و بحث هایی که سر کار به وجود می آید به خوبی بر بیایم.
«قانون سه»، سه رویکردِ واضح را برای حل و فصل دعوا و اختلافات بیان می کند. در هر بخش از این راه حل، باید پاسخ خود را با جمله ای شروع کنید که مستقیما به آن سوال اصلی جواب بدهد. با این روش، مصاحبه کننده به راحتی می تواند جواب های شما را یادداشت کند. سپس با یک یا دو جمله، جواب خود را تصدیق کنید. به شما پیشنهاد می کنم که برای یکی از این سه پاسخِ فوق مثالی بیاورید و در حد یک یا دو دقیقه جواب تان را توضیح دهید. و در آخر، کل پاسخ تان را در یک جمله خلاصه کنید. این جمله باید جواب مستقیم به همان سوال اولیه باشد.
قدم های بعدی
یکی از شرکت هایی که در جریان مصاحبه با آن ها هستید را انتخاب کنید و با روش طوفان فکری، سه دلیل برای چرایی کار در آن شرکت را بنویسید. بعد با استفاده از این دلایل و با توجه به قانون «سه تکنیک» توضیحات خود را بیان کنید. تا زمانی که به جواب درستی نرسیده اید به این کار ادامه دهید.
گام هشتم: تکنیک های مصاحبه
بخش دوم: سه ستون
در بخش دومِ قانون «سه تکنیک»، به سه حوزه ی بسیار مهمِ مصاحبه می پردازیم. این سه حوزه عبارت اند از:
- پنج دقیقه ی اول
- جذب مخاطب
- طرح پرسش
پنج دقیقه اول
اهمیت این موضوع را نمی توانم با واژه ها بیان کنم: تاثیر اولیه، بسیار مهم است؛ و به همین دلیل است که پنج دقیقه ی اول، برای ادامه ی مصاحبه بسیار حیاتی است. در واقع، اصلا چیز عجیبی نیست که مصاحبه کننده، خیلی زود تصمیمش را در مورد شما بگیرد. طبق گفته ی پایگاه خبری کوارتز 30 درصد مصاحبه کننده ها در همان پنج دقیقه اول تصمیمشان را می گیرند و برای خود به این نتیجه می رسد که آیا از شما خوش شان آمده است یا خیر؛ و اگر زمان مصاحبه به دقیقه 15 برسد، عدد مذکور به نزدیک 70 درصد خواهد رسید. پس تاثیر اولیه، بسیار مهم است.
هیچ ضمانتی وجود ندارد که در پنج دقیقه ی اول، چه موضوعاتی مطرح شود. با این حال، اکثر مصاحبه کنندگان، مصاحبه را با چنین جملاتی آغاز می کنند: «از رزومه تان بگویید» و یا «در مورد خودتان صحبت کنید». حالا دیگر نوبت شماست تا خود را به فروش بگذارید و توضیح دهید که چرا برای این موقعیت شغلی مناسب هستید.
«از رزومه تان بگویید»
داستانی بیان کنید که نقاط را به یکدیگر متصل کند: هدف شما این است که با استناد به پیشینه و سوابقِ کاری تان، به مصاحبه کننده ثابت کنید که چرا شما دقیقاً مناسب این شغل و موقعیت هستید. محورهای اصلیِ پاسخ شما به شرح زیر است:
- مضمون: هدف شما از خواستن این شغل چیست و چرا خود را مناسب این موقعیتِ شغلی می دانید؟ شما باید دو سه دلیل اصلی برای تقاضای این شغل داشته باشید. صحبت های شما باید تا جایی که ممکن است این دلایل را تقویت کنند. برای مثال، فرض کنیم من می خواهم به عنوان یک تحلیل گر صنعتی در یک شرکت خودروسازی کار کنم. مضمون های من شامل این موارد می شوند: تحلیل گر خوبی هستم؛ درک خوب و بالایی از بازار خودرو دارم؛ و تجربه ام در این حوزه، مناسب و بسیار خوب است. داستانی که می گویید نیز باید تقویت کننده ی همین مضامین باشند.
- خلاصه ای مختصر و مفید از دو سه شغل قبلی تان: باید در مورد یکی دو دستاوردی که در هر یک از کارهای قبلی تان داشته اید و با این شغل کنونی ارتباط می یابد، به اختصار صحبت کنید. از مضمون هایی که در بند قبل مطرح شد استفاده کنید و کارهایتان را به یکدیگر ربط دهید.
- جملات ربطی: باید هر کاری که قبلا داشته اید را به صحبت های خود ربط دهید. چرا از شرکت فلان بیرون آمدید و در شرکت دیگری کار می کنید؟ چگونه به دنبال تحقق اهداف تان هستید و چرا فکر می کنید گزینه ی مناسبی برای این کار جدید هستید؟
- شرح مختصری از یکی دو مهارتی که در هر شغل یاد گرفته اید بیان کنید: این مهارت ها باید با شغلی که الان برای آن مصاحبه می دهید مرتبط باشند. به عنوان نمونه هایی از این مهارت ها می توان به مهارت تحلیل، برقراری ارتباط، نحوه ی ارائه، متقاعدسازی، برنامه نویسی کامپیوتری، برقراری رابطه، صبر و مدارا، مدیریت، شنیدن، نوآوری، نظم و سازماندهی، مدیریت پروژه و مانند این ها اشاره کرد.
- مخاطب را به خود جذب کنید: همان گونه که می دانید، خرید و فروش بخش مهمی از استراتژی من است. بعد از این که داستان تان را شرح دادید، به طور خلاصه بیان کنید که چرا مناسب این جایگاه و موقعیتِ شغلی هستید. یک جمله ی کوتاه و مختصر شما کافی است که فرصت لازم برای مصاحبه کننده فراهم شود تا همان یک جمله درباره ی علتِ مناسب بودنِ شما برای آن شغل را به خاطر بسپارد.
مثال- مصاحبه برای به دست آوردن شغلِ تحلیل گر صنعتی در یک شرکت خودروسازی
مصاحبه کننده: سلام آدام. از خودت برام بگو. چی باید در موردت بدونم؟
آدام: حتما. سه سال پیش به عنوان کارشناس در شرکت جنرال موتورز کار می کردم. مسئول جمع آوری داده هایی بودم که در گزارشات تحلیلی مان استفاده می کردیم. در واقع من در این شغل، قادر بودم پیش بینی کنم که بازار به چه سمت و سویی می رود. برای مثال، زمانی که پیش بینی های سالانه مان را منتشر کردیم، مسئولیت های زیر به عهده ی من بود:
- اول، مسئول جمع آوری داده ها بودم و اطلاعات لازم را از 20 منبع مختلف گردآوری می کردم.
- در وهله ی بعد، من از یک ابزارِ اختصاصیِ پیش بینی استفاده می کردم که عملکرد بازار خودرو را پیش بینی می کرد.
- و آخر این که من این اطلاعات را به تحلیل گر ارشد خود ارائه می کردم و او از همان اطلاعات، در مصاحبه های خود با رسانه ها استفاده می کرد .
- این فرایند به من کمک کرد تا در کنار مهارت های تحلیلی، توانایی های خود در ارایه ی مطالب را نیز بالا ببرم؛ و هر دوی این مهارت ها و توانمندی ها برای این موقعیت شغلی، بسیار مهم و حیاتی خواهند بود. من به خاطر سخت کوشی خود و مهارت هایی که فرا گرفته بودم، یک سال زودتر از موعد مقرر ترفیع گرفتم.
- در دوره ای که در جنرال موتورز کار می کردم، عاشق صنعت خودروسازی و داده هایی شدم که معمای بازار را برایم قابل درک می کرد. برای کار بعدی ام، می خواستم از زیر و بم نمایندگی های فروش و عملکرد این بازار سر در بیاورم، زیرا هدفم این بود که تا حد امکان، مهارت ها و دانسته های خود در این صنعت را افزایش دهم.
بنابراین، برای کار بعدی ام، پیشنهادی از شرکت اتو وُرلد دریافت کردم که بزرگترین نمایندگی فروش در کشور است؛ و از دو سال پیش در آن جا مشغول به کارم. مسئولیتم در این شرکت، بهینه سازی موجودیِ خودروها در راستای به حداکثر رساندن میزان فروش و سود شرکت است. در طول این دو سال گذشته، مهارت های تحلیلی ام را نیز تقویت کرده ام و توانایی خود در شناسایی گرایش ها و تغییرات داده ها که برای پیش بینی درآمد آینده ضروری هستند را افزایش داده ام. افزون بر این ها، برای اولین بار، رسانه های خبریِ متعددی به سراغم آمدند تا با من درمورد تفسیرم از نمایندگی های فروش و تاثیر آن ها بر سوددهی شرکت ها بگویم. این تجربه فرصتی را برای من فراهم کرد تا بتوانم مهارت های خود در مصاحبه را محک بزنم.
حال برای کار بعدی ام، با توجه به این که درک کاملی از دو جنبه از مهم ترین جنبه های بازار خودرو دارم، می خواهم شغلی داشته باشم که بتوانم به عنوان تحلیلگر صنعتی، آن چیزهایی را که یاد گرفته ام به کار بندم. این موقعیتِ شغلی کاملا با اهداف شغلیِ من تناسب دارد. همچنین، در طول سه سال گذشته، به طرز قابل توجهی توانایی های خود، هم در زمینه ی روند بازار و هم در مورد نمایندگی های فروش و افزایش سودآوری را تقویت کرده ام. این کار را زمانی انجام دادم که در بزرگ ترین شرکت تولید خودرو و در بزرگ ترین گروه نمایندگیِ فروش در آمریکا کار می کردم. به همین خاطر مطمئن هستم که تجربه، مهارت و تخصص صنعتی کافی را دارم تا بتوانم تحلیل گر صنعتی تاثیرگذاری در شرکت تان باشم. در مورد این موقعیت شغلی هم بسیار هیجان زده هستم و مشتاقم که هر چه سریع تر شروع به کار کنم.
حال به جزئیات این پاسخ در راستای استانداردهای موفقیت می پردازیم:
- مضمون: مضمون بالا: من تحلیل گری عالی هستم، بینشی قوی در مورد بازار خودرو دارم، و از تجربه ی بالایی در این حوزه برخوردارم.
- پیشینه ای مختصر از دو سه کار قبلی: من در مورد نقش خود در جنرال موتورز و اتو وُرلد (دو شرکتی که در حیطه ی صنعت خودروسازی فعالیت می کنند) صحبت می کنم. باید شغل های قبلی تان توضیح دهید و تبیین کنید که آن شغل ها مستقیما چه ربطی به این موقعیت شغلی دارند.
- جملات ربطی: در این جا جملات ربطی را بررسی می کنیم:
- بعد از اولین کارتان: «برای کار بعدی ام، می خواستم از زیر و بم نمایندگی های فروش و عملکرد این بازار سر در بیاورم، زیرا هدفم این بود که تا حد امکان، مهارت ها و دانسته های خود در این صنعت را افزایش دهم»
- کار دوم، اولین جمله: « بنابراین، برای کار بعدی ام، پیشنهادی از شرکت اتو وُرلد دریافت کردم که بزرگترین نمایندگی فروش در کشور است؛ و از دو سال پیش در آن جا مشغول به کارم». واژه ی «بنابراین»، یک حرف ربط بسیار قوی است که می تواند تجربیات کار قبلی را به بعدی پیوند دهد.
- شغلی که الان برای آن مصاحبه می دهید «برای کار بعدی ام، با توجه به این که درک کاملی از دو جنبه از مهم ترین جنبه های بازار خودرو دارم، می خواهم شغلی داشته باشم که بتوانم به عنوان تحلیلگر صنعتی، آن چیزهایی را که یاد گرفته ام به کار بندم». این جملات، دو تجربه ی اولیه ی مرا به چیزی که به دنبالش هستم (یعنی به شغلی که الان برایش مصاحبه می دهم) ربط می دهد.
- یکی دو مورد از مهارت هایی که از هر کارتان فرا گرفته اید. بهتر است همیشه در مصاحبه ها، رک و مستقیم صحبت کنید. در مورد مهارت های تحلیلی، مهارت های ارائه، و مهارت های مربوط به داده ها صحبت کردیم.
- جذب افراد: در آخر، مصاحبه ام را با بیان خلاصه ای از این که چرا مناسب این کار هستم به پایان می رسانم. همچنین باید اضافه کنم که این موقعیت، موقعیت بسیار خوبی است و من هم در مورد این شغل مذکور، خیلی کنجکاو و هیجان زده هستم: «این موقعیتِ شغلی کاملا با اهداف شغلیِ من تناسب دارد. همچنین، در طول سه سال گذشته، به طرز قابل توجهی توانایی های خود، هم در زمینه ی روند بازار و هم در مورد نمایندگی های فروش و افزایش سودآوری را تقویت کرده ام. این کار را زمانی انجام دادم که در بزرگ ترین شرکت تولید خودرو و در بزرگ ترین گروه نمایندگیِ فروش در آمریکا کار می کردم. به همین خاطر مطمئن هستم که تجربه، مهارت و تخصص صنعتی کافی را دارم تا بتوانم تحلیل گر صنعتی تاثیرگذاری در شرکت تان باشم. در مورد این موقعیت شغلی هم بسیار هیجان زده هستم و مشتاقم که هر چه سریع تر شروع به کار کنم.»
قدم های بعدی
یک بار دیگر فرض کنید که از شما پرسیده اند «از رزومه تان بگویید». دوباره با استفاده از رویکرد بالا، به سوال مذکور جواب دهید. حواستان باشدکه پاسخ هایتان مختص یک شرکت خاص باشد.
جذب مخاطب
مفهوم «جذب مخاطب»، یکی از ابزارهای قدرتمند مصاحبه است، اما باید توسط فرد مناسب و در زمان بجا استفاده شود وگرنه نتیجه ی عکس می دهد. معمولا مصاحبه این گونه طرح ریزی می شود که یک سری سوال توسط مصاحبه کننده از فرد پرسیده می شود، و در ادامه، مصاحبه شونده فرصت می یابد سوالاتی را از مصاحبه کننده بپرسد. این جابه جایی را «پاس کاریِ سوال» می نامیم. «پاس کاریِ سوال» موقعیتی را برای کنترل و به دست گرفتن گفت و گو فراهم می آورد. این مرحله به شرح زیر است:
مستقیما قبل از رسیدن به مرحله ی «پاس کاریِ سوال»، لحظه ای توقف کرده و به مصاحبه کننده توضیح دهید که چرا شما شایسته ی این موقعیتِ شغلی هستید. این حرکت اگرچه نامتعارف است و ممکن است باعث تعجب و غافلگیریِ مصاحبه کننده شود، اما من از این روش، چندین بار در مصاحبه های شغلی استفاده کرده ام و مطمئنم که در موفقیت شما بسیار اثرگذار خود بود. اما چرا این روش، موثر است؟
- غیرعادی است- این حرکت، باعث غافلگیریِ مصاحبه کننده می شود؛ رفتاری نامناسب یا غیرحرفه ای نیست؛ نشان دهنده ی احساس و علاقه شما به آن موقعیت شغلی است؛ و باعث می شود سریعاً خود را از دیگر رقبا متمایز می سازید.
- امکان می دهد که یک بار دیگر بر مهارت هایتان تاکید کنید- همان طور که بارها و بارها اشاره کرده ام، بسیار مهم است که مصاحبه کننده، به ذهن بسپارد که چرا شما مناسب این شغل هستید. این حرکت، آخرین فرصت را به شما می دهد تا گفت وگو را کنترل کرده و اطمینان یابید که مصاحبه کننده فراموش نمی کند چرا شما گزینه ای عالی برای این شغل هستید.
- نشان می دهد که واقعا این شغل را می خواهید- باید نشان دهید که واقعاً خواهان این شغل هستید و برای به دست آوردنش خود را به آب و آتش می زنید. درست است که این حرکت، ریسک دارد، اما ریسکش بسیار مثبت است و حاضرم تضمین کنم که هیچ یک از کاندیداهای دیگر، دست به این ریسک نمی زنند.
چه مواقعی از این روش استفاده کنیم؟
اصولا از این تکنیک باید هنگام مصاحبه با مدیر استخدام استفاده کرد. او یکی از مهم ترین افراد حاضر در مقابل شماست. مدیر استخدام، باید از زبان خودتان بشنود که چقدر خواهان این شغل هستید. او باید شور و اشتیاق شما را احساس کند. در این مورد، چند راهنمایی به شما می کنم:
- در طول روند مصاحبه بیش تر از دو بار، و در برابر کسی جز مدیر استخدام، از این تکنیک استفاده نکنید.
- هدف های دیگر: اعضای ارشد تیم اجرایی
- از این تکنیک در مقابل مصاحبه کنندگان دون پایه استفاده نکنید.
- اگر برای شغل مورد نظرتان، استخدام شده اید، بعد از استخدام، از این تکنیک استفاده نکنید.
- اگر مدیر هستید یا برای شغل مدیریت مصاحبه می دهید، از این تکنیک استفاده نکنید.
- شور و شوق داشته باشید و رک و مستقیم حرف بزنید.
- در هنگام استفاده از این تکنیک، مرتبط ترین مهارت هایتان را بازگو کنید.
مصاحبه کننده: سوالی از من ندارید؟
مصاحبه شونده: چرا، چند تا سوال دارم؛ اما قبل از این که به سراغ سوال هایم بروم، اگر ایرادی ندارد، دوست دارم برایتان توضیح دهم که چرا من برای این موقعیتِ شغلی، مناسب هستم. برای موفقیت در این شغل، شما به مهارت های تحلیلی، مهارت های ارتباطی، مهارت های ارائه، و تفکر خلاق نیاز دارید. این مهارت ها بویژه در حوزه ی فروش که روز به روز در سطح جهانی تغییر می کند، اهمیت زیادی دارند. با توجه به تجربه های منحصر به فردی که در جنرال موتورز و اتوورد کسب کرده ام، شدیداً بر این باور هستم که من این مهارت ها را در طول سه سال گذشته به دست آورده ام و واقعا فرد ایده آلی برای این شغل هستم. و مهم تر از همه این که من به چشم انداز و آینده ی این شرکت ایمان دارم. خیلی مشتاقم بخشی از اتفاقاتی باشم که در این جا رخ می دهد؛ و احساس می کنم که امتیاز خوبی برای این سازمان هستم. امیدوام که شما عزم من برای کار در این موقعیتِ شغلی را جدی بگیرید.
قدم های بعدی
روش خاص خود برای «جذب مخاطب» را ایجاد کنید. زمان بگذارید و به این نکته فکر کنید که چرا واقعا خواهان این شغل هستید. شما باید کشف کنید که چه چیزی در این شرکت شما را سر شوق می آورد و به آن شغل و شرکت، علاقه مند می کند. سپس همین نکات را در الگوی اختصاصی خود برای «جذب مخاطب» بگنجانید و آن ها را به عنوان علل شور و اشتیاق تان به کار در آن شرکت، ذکر کنید.
طرح پرسش
پرسیدن سوالاتِ هدف مند و انگیزشی، یکی از مهارت های بسیار مهم در مصاحبه های شغلی است. این سوالات نشان دهنده ی کنجکاوی شماست؛ هرچه کنجکاوی مصاحبه شونده بیش تر باشد، بیش تر خواهد توانست در مورد کار و جریانات مربوط به آن، اطلاعات به دست آورد. و نهایتا همین افرادِ کنجکاو و مطلع هستند که می توانند در آینده، ایده ها و راهکارهای بهتری برای بهبود روند کار مطرح کنند. کافی است بدانید که زمان مصاحبه، وقت خوبی برای اثبات کنجکاوی تان است. بعلاوه می توانید نشان دهید که تا چه حد آمادگی دارید، چه قدر خوب به حرف های مصاحبه کننده گوش کرده اید، و چقدر توانسته اید آموخته های خود در روند مصاحبه را در راستای منافع تان مورد استفاده قرار دهید.
چگونه سوالات خوب بپرسیم؟
در این جا به سه روشی اشاره می کنم که با استفاده از آن ها اطمینان خواهید یافت پرسش های تان سوالاتی درست و خوب هستند:
- بیش از حد آماده باشید: همان گونه که پیش تر در این کتاب اشاره کردم، قصور در آماده شدن، مقدمه ی شکست است. بارها به شما توصیه کرده ام که از قبل، به ده سوال برای طرح در مصاحبه فکر کنید. بزرگ ترین حُسنِ طرح پرسش در مصاحبه این است که از طریق سوال کردن، اطلاعاتی دستگیرتان می شود که برای به دست آوردن شغلِ مورد نظر، به آن اطلاعات نیاز خواهید داشت. فهرستی از پرسش های استاندارد که طرح کردن آن ها در مصاحبه بسیار سودمند است را در ادامه ذکر می کنم.
سوالاتی برای کسب اطلاعات بیش تر در راستای تبیین این نکته که چرا شما فرد مناسبی برای آن شغل هستید.
- رمزهای موفقیت در این شغل چیست؟
- مهم ترین مهارت ها برای کسب موفقیت در این شغل چیست؟
- یک روز عادی برای فردی که این شغل را دارد چگونه می گذرد؟
- تیم تان معمولا با چه چالش هایی دست و پنجه نرم می کند؟
- اگر کسی در این شغل موفق نباشد، علت عدم موفقیت اش چیست؟
- در مورد کاندیدا شدن من برای این شغل، چه نگرانی هایی دارید؟
سوالاتی در مورد واحد یا بخش مربوطه، برای این که بفهمید دقیقا مناسب کدام واحدِ آن سازمان هستید
- ساختاربندیِ واحد شما چگونه است؟
- ارتباط و تعامل واحدتان با سایر واحدهای درونِ سازمان، به چه نحوی است؟
- کدام واحدها بیش ترین نقش را در موفقیتِ تیم شما دارند؟
- اهداف واحد شما چیست؟
- معیارها و شاخصه های موفقیت برای واحد شما چیست؟
سوالاتی برای کسب اطلاعات بیش تر در مورد شرکت، در راستای این که بتوانید آگاهانه تر در مورد آن سازمان صحبت کنید
- بزرگ ترین چالش هایی که شرکت تان با آن ها مواجه می شود چیست؟
- در طول سال گذشته، شرکت تان چه کاری را خیلی خوب انجام داده است؟
- شرکت تان برای سال آتی چه اهدافی را دنبال می کند؟
- چه چیزی معرف موفقیت سالانه ی شرکت شما است؟
- کنجکاو باشید: هیچ چیزی نمی تواند جایگزین آماده بودن شود. با این حال، سوالاتی که می توانید بپرسید، محدود است و اصلا عجیب نیست که به علت فشار موقعیت، چندتا از آن سوالات را فراموش کنید. چگونه می توانیم این مشکل را حل کنیم؟ کنجکاو باشید. کنجکاو بودن برای خیلی از افراد چالش برانگیز است. تا به حال چند بار شده که قصد پرسیدن سوالی را داشته باشید و به جای گوش کردن به حرف های طرف مقابل، به سوال خودتان فکر کرده باشد؟ چنین اتفاقی کاملا عادی است و اگر این اتفاق برایتان افتاد اصلا احساس بدی نداشته باشید.
وقتی که با دوستان و یا خانواده تان صحبت می کنید، صادقانه به آنچه که می گویند علاقه نشان می دهید. شاید هم تمام مدت از آن ها سوال بپرسید. خب، باید همان طرز فکر را در موقع مصاحبه نیز بازسازی کنید! برای این کار، باید شنونده های بهتری باشید. اگر موقع حرف زدنِ طرف مقابل، به او کاملا گوش داده و به حرف هایش توجه کنید، سوالات متعددی به صورت کاملا طبیعی به ذهن تان خطور می کنند. بهترین سوالات، سوالاتی هستند که از خلال حرف های مصاحبه کننده به ذهن تان خطور می کنند. پس اگر بتوانید شنونده ی بهتری باشید، قطعا سوالات بهتری به ذهن تان خواهد رسید. و این هم چند نکته برای تبدیل شدن به شنونده ای خوب:
- ارتباط چشمی برقرار کنید و زمانی که مصاحبه کننده صحبت می کند سرتان را به علامت تایید تکان دهید.
- هنگامی که بر روی صندلی نشسته اید، لم ندهید و بدن تان را به سمت جلو خم کنید.
- لبخند بزنید و از دیگر حالات چهره، در زمان مناسب استفاده کنید.
- از کلمات تاکیدی کوتاه مانند «آممم»، «آهان»، «بله» و امثالهم استفاده کنید.
- بعد از پایان صحبت های مصاحبه کننده، چیزهایی که او گفته است را به صورت خلاصه بازگو کنید. برای مثال، آن صحبت ها را با جملاتی مانند «متوجه شدم که….»، «این جوری به نظر می آید که شما فرمودید…»، یا «پس طبق فرمایش شما،…» بیان کنید.
- اگر سوالی به ذهن تان رسید، یا ایده ای در ذهن تان شکل گرفت، آن را یادداشت کرده و به شنیدن تان ادامه دهید. هیچ گاه وسط حرف مصاحبه کننده نپرید و صحبت های او را قطع نکنید.
- اگر مصاحبه کننده حرف جالبی زد، آن را یادداشت کنید. این کار به درک محتوای حرف های او کمک می کند.
- این کارها را انجام ندهید: باز کردن دست ها؛ وول خوردن زیاد؛ قطع ارتباط چشمی؛ پریدن وسط حرف مصاحبه کننده؛ و چرت زدن موقع مصاحبه.
- دو «چرا؟»: عقیده ای وجود دارد که وب سایت mindtools.com حامی آن است و می گوید برای پی بردن به ریشه ی مساله، باید پنج بار بپرسید «چرا؟». به همین دلیل، عقیده ی مذکور به «قانون پنج چرا؟» معروف شده است. این قانون، در واقع تکنیکی برای بهتر فهمیدنِ مساله ای خاص است. از این استراتژی، در مصاحبه نیز می توان استفاده کرد، زیرا هدف مان در مصاحبه، کسب اطلاعاتِ هرچه بیش تر در مورد شرکت، موقعیت شغلی، واحد یا دپارتمان مربوطه، و کلاً کسب هر چیزی است که برای بدست آوردن آن شغل به ما کمک می کند. اما از آن جایی که «قانون پنج چرا؟» با انتقادات زیادی مواجه شده است، پیشنهاد من این است که فقط از دو «چرا؟» استفاده کنیم، زیرا تکرار بیش از حد سوالاتی که با «چرا؟» شروع می شود، ممکن است باعث ناراحتی «مصاحبه کننده» شود. این موضوع را با ذکر دو مثال شرح می دهم.
سوال: تیم شما با چه نوع چالش هایی مواجه می شود؟
جواب: تیم ما برای به دست آوردن منابع مهمی که برای پیشرفت کسب و کارمان لازم دارد، با مشکل مواجه شده است. اگر بخواهیم به میزان درآمدی که امسال انتظار داریم برسیم، باید روی واحدهای دیگر هم حساب کنیم. متاسفانه، از آن جایی که روند رشد امسال مان رو به کندی رفته است، از نظر بودجه در تنگنا هستیم. اما به قول معروف، پایان شب سیه، سپید است، و منابع مورد نیازمان هم تامین خواهد شد.
سوال: چرا برای به دست آوردن منابع با مشکل مواجه شده اید؟
پاسخ: خب، امسال چون سرعت رشدمان کند بوده، مدیریت شرکت مان مجبور شده یک سری تصمیمات سخت گیرانه در زمینه ی منابع بگیرد. از آن جایی که کسب و کار اصلی مان افت چشمگیری داشته است، مجبور شده ایم روی فرصت های جدیدی سرمایه گذاری کنیم.
سوال: جالبه. چرا فکر می کنید که کسب و کار اصلی تان امسال افت پیدا کرده است؟
پاسخ: سوال خوبی پرسیدید. فکر می کنم علت اصلی، اشباع شدنِ بازار باشد. بیش از دو سال است که داریم محصولات مان را در رادیو، تلویزیون و رسانه های دیجیتال تبلیغ می کنیم. البته خیلی از مشتری ها محصولات مان را می بینند؛ اما حالا دیگر وقت آن رسیده است که برای توسعه ی کارمان از روش های جدیدی استفاده کنیم.
نتیجه: کاملا متوجه شدم. به خاطر این توضیحات جامع ازتون خیلی ممنونم. اما سوالی متفاوت از بحث مان دارم: فکر می کنید کلیدهای موفقیت برای این شغل سخت و منحصر به فرد چیست؟
مطمئنا می توانیم این سوال و جواب ها را ادامه بدهیم، اما فکر کنم متوجه منظورم شده باشید. این چارچوب، راهکاری برای گوش دادن به پاسخ های مصاحبه کننده داده و راه را برای پرسیدن سوالات بعدی هموار می کند.
قدم های بعدی
برای مصاحبه تان ده سوال آماده کنید. اگر مایل بودید می توانید از سوالاتی که در این فصل مطرح شد استفاده کنید. اما مطمئن شوید که سه تا از این سوالات، منحصرا مربوط به شرکتِ مورد نظرِ خودتان باشد. برای طرح این سوالات، می توانید تحقیقی در مورد آن شرکت انجام دهید و بر اساس آن چه فهمیده اید سوالات تان را طرح کنید.
ثبت دیدگاه