در ماه‌های اخیر پرسشی مرتبا در میان متقاضیان مهاجرت به کانادا انعکاس یافته است: «چرا جریان بررسی پرونده‌ها، ارسال مدیکال و صدور ویزا خصوصا در مورد نیروی متخصص فدرال در دمشق کند شده است؟» در بررسی‌هایی که داشتیم و خصوصا جمع‌بندی از سه نوشتار گزارشی که از جلسات پرسش و پاسخ مدیران اداره مهاجرت یا کارشناسان این اداره به طور محدود انتشار یافته است می‌توان عمده دلایل را در چند بند خلاصه کرد.
مطالب مرتبط اینجا می آیند.
قبل از آن باید بررسی کرد که: آیا این تاخیر مربوط به هفته‌های اخیر است یا مدت زمان طولانی‌تری اتفاق افتاده؟ و آیا تنها به سوریه محدود شده و یا در دیگر دفاتر صدور ویزا هم چنین وقایعی در جریان است؟
واضح‌ترین دلیلی که همه در جریان هستند و نیازی به تشریح ندارد، اوضاع نابسامان سوریه و کندی فعالیت‌های دفتر صدور ویزای کانادا در آنجاست. به هر حال این اوضاع چند ماه است که به طول انجامیده و تقریبا هیچ چشم‌انداز روشنی هم برای پایان آن متصور نیست. انتقال افسران و پرونده‌ها به کشورهای دیگر که به طور طبیعی توام با کندی و تاخیر در کارها خواهد بود و بلاتکلیفی از این نظر که ایا این وضعیت موقتی است یا ممکن است برای ماه‌های طولانی ادامه یابد عملا سبب کندتر شدن برخی فعالیت‌ها می‌شود. خصوصا که مسئولان اداره مهاجرت گفته‌اند با توجه به تثبیت نسبی شرایط، افسران به سوریه بازخواهند گشت و این خبر چندان خوبی نیست چرا که وضعیت آن قدر سکون پیدا نکرده که کارمندان و افسران بتوانند با آرامش خیال و با حداکثر ظرفیت کار کنند. همچنین همه این افسران خانواده دارند و حضور یا عدم حضور خانواده‌ها در سوریه می‌تواند تبعات منفی داشته باشد که به آشفتگی ذهنی، عدم تمرکز و کندی در فعالیت‌ها منجر می‌شود مگر اینکه یا شرایط سوریه تغییرات جدی‌تر داشته باشد و یا اینکه کانادا حداقل برای زمانی مشخص، فعالیت‌ها را با قاطعیت در کشورهای دیگر انجام دهد و از حالت بلاتکلیفی خارج سازد.
اما اگر به فرایند بررسی پرونده‌ها در دمشق نگاه کنیم قبل از وقوع این حوادث هم تاخیر در بررسی پرونده‌ها مشاهده می‌شد پس باید پرسید که دلایل اصلی چه بوده‌اند و آیا به دمشق محدود می‌شده‌اند یا نه؟
دلایل اصلی تاخیر در بررسی پرونده‌ها
از گفته‌های مسئولان اداره مهاجرت خصوصا در بخش نیروی متخصص فدرال در نشست‌های مختلف چنین برمی‌اید که سیستم بررسی پرونده‌ها و نرم‌افزارهای مورد استفاده در حال تجربه تغییرات اساسی هستند. تغییراتی که شاید برای متقاضیان مهاجرت و حتی مشاوران و وکلای مهاجرت فعلا چندان مشهود نباشد اما به زودی تاثیرات آن آشکار خواهد شد.
بخشی از این تغییر سیستماتیک به متمرکز کردن بررسی‌ها بازمی‌گردد یعنی از طریق تدوین چارچوب‌های جدید کاری تحت عنوان Overarching Risk Management Framework و اجرای برنامه مدیریتی جدیدی با عنوان Global Case Management System (که به اختصار GCMS خوانده می‌شود) تلاش می‌شود که پردازش اطلاعات با دقت و تمرکز انجام شود، از نتایج بررسی پرونده‌ها بر روی پرونده‌های دیگر استفاده شود، سیستم انتقال داده‌ها و اطلاعات بین متقاضی و سیستم و درون‌سیستم به صورت الکترونیکی انجام شود، کنترل سیستم بررسی به صورت مرکزی و واحد عملیاتی شود و مواردی از این دست چندین هدف به سرانجام برسند که شامل موارد زیر است:
- کوتاه‌تر شدن زمان بررسی پرونده‌ها،
- مقابله دقیق‌تر و وسیع‌تر با موارد تخلف، تقلب و جعل در پرونده‌های منفرد،
- کاهش خطای انسانی در بررسی و انتقال پرونده‌ها،
- کاهش ریسک و خطای کل سیستم نسبت به کلاه‌برداری و جعل،
- و کاهش پرونده‌هایی که تقاضای بررسی مجدد دارند.
به دلیل اهمیت این بحث در آینده جداگانه به آن خواهیم پرداخت.
به نظر می‌رسد که افزایش اختیارات CIO در بررسی اولیه پرونده‌ها و ورود به ماهیت آنها بخشی از همین سیستم متمرکز کردن بررسی‌ها باشد که ریسک خطا در بررسی‌های دفاتر صدور ویزا را کاهش دهد و همین تغییرات سبب شده که تاخیر در بررسی پرونده‌ها یک مورد فراگیر باشد و تنها به دمشق محدود نشود. هم‌اکنون بخش‌های بسیار مختلفی در بخش نیروی متخصص اداره مهاجرت در حال همکاری با این پروژه عظیم هستند و خروجی‌های هر بخش در برنامه آزمایشی (pilot project) مرتبا تحلیل شده و اصلاحات رفع می‌شود.
همچنین از درون این بررسی‌ها قرار است تغییراتی هم در زمینه نحوه دریافت مدارک پدید آید که اخبار آن به اطلاع شما خواهد رسید. بعید نیست که همکاری گسترده‌تر سفارت‌خانه‌هایی چون سفارت کانادا در تهران در گردآوری اطلاعات، بخشی از همین تغییر رویه‌ها به سمت پردازش مرکزی اطلاعات گردآوری شده باشد و باز هم احتمال می‌رود که مقایسه اطلاعات پرونده‌های مشابه در یافتن ضعف‌ها و نقصان‌ها و یا تخلفات احتمالی بخشی از این تغییرات باشد.
به همین منظور نرم‌افزارهای سیستم هم در حال بهینه‌سازی هستند تا همگام با تغییرات سیستماتیک و گردش اطلاعات بتوانند بهترین، مطمئن‌ترین و سریع‌ترین خروجی را فراهم کنند. آزمایش این نرم‌افزارهای جدید و آموزش آنها هم مدتی زمان می‌برد و همین خودش موردی برای تاخیر شده است. همچنین تغییر در فرم‌های مهاجرتی را نیز باید بخشی از همین سیستم ارزیابی کرد.
البته این به آن معنا نیست که فعالیت‌های جاری کاملا متوقف هستند اما در نمونه‌های قبلی هم دیده شده است که وقتی اداره مهاجرت در حال به‌روزرسانی رویه‌ها و نرم‌افزارهای سیستم است به عمد فرایند خروجی سیستم را کاهش می‌دهد تا اکثر پرونده‌ها بر اساس فرایند اصلاح شده بازنگری شوند اما وقتی فعالیت عادی آغاز شد با سرعت خیلی زیادی به وضعیت پرونده‌های معطل مانده رسیدگی می‌شود.
به عنوان مثال در سال گذشته CIO برای مدت چند ماه ارسال فایل‌نامبر و اعلام نظر در مورد پرونده‌ها را متوقف کرد که نتیجه آن تاخیر در ارسال پرونده‌ها به دفاتر ویزا نظیر دمشق بود؛ کنپارس در همان زمان با نامه‌نگاری و پیگیری اعتراض خود را به این موضوع نشان داد اما در همین پیگیری‌ها مشخص شد که سیستم درحال بهینه‌سازی نرم‌افزار و آموزش پرسنل است و به محض پایان این دوره، در مدت زمان خیلی کوتاه تعداد بسیار زیادی فایل نامبر صادر شد. با این حساب باید منتظر نشست تا فرایندهای معرفی شده به نتیجه برسند و در انتهای آن پرونده‌های معطل مانده با سرعت زیاد نتیجه دهند و به همین دلیل پیش‌بینی می‌کنیم که در آینده نزدیک شاهد صدور تعداد زیادی مدیکال در نیروی متخصص فدرال باشیم. اینکه این آینده، چه زمانی است دقیقا روشن نیست اما محتوای صحبت مسئولان اداره مهاجرت از وقوع آن در نیمه دوم سال ۲۰۱۱ حکایت دارد.
نکته مهم این است که این بهینه‌سازی در جهات کاهش ریسک و مقابله با تخلفات و تقلبات انجام می‌شود پس باید دید که در زمان خروجی آن چه تمهیداتی برای این موضوع اندیشیده شده است و احتمال اینکه پرونده افرادی با مشکل یا پرسش روبرو شود وجود دارد.
کنپارس مجموعه این تغییرات را که به سرعت‌بخشیدن و دقت در بررسی پرونده‌های متقاضیان، قانون‌گرایی و مقابله با تخلفات و قانون‌گریزی‌هاست در مجموع مثبت ارزیابی می‌کند اما برای داوری قطعی باید به انتظار نتایج عملی این تغییرات نشست.
برای آگاهی از اخبار و مقالات ویژه کنپارس، خبرنامه هفتگی ما را مطالعه نمایید.
ثبت دیدگاه