در مقاله «پنج حقیقتی که تازه‌واردان جویای کار نباید از آنها غافل شوند» به عنوان مثال به یکی از روش‌های دشوارتر اما بسیار موثرتر برای کاریابی یعنی cold calling اشاره کرده بودم و بعد از آن تعدادی از دوستان از من خواسته‌اند که درباره این روش بیشتر توضیح دهم. در قالب دو مطلب مرتبط تلاش می‌کنم به این روش و موارد مرتبط با آن بپردازم. همین‌جا عذرخواهی کنم که به دلیل فقدان یک معادل جاافتاده (البته بر اساس اطلاعات ناقص من) و به دلیل اینکه شما در کانادا با عبارت اصلی سر و کار دارید، من در تمام نوشته از عبارت کلد کالینگ (یا همان کلد کالین!) استفاده می‌کنم.
کلد کالینگ چیست؟
کلد کالینگ که آن را به همین معنای ظاهری می‌توان به «تماس سرد» برگردان کرد و یا با عباراتی توصیفی‌تر «تماس یک‌طرفه»، «تماس شانسی» «تیری در تاریکی»، «سنگ مفت، گنجیشک مفت» و از این نمونه‌ها بیانش کرد در واقع روشی است که از بازاریابی تلفنیtelemarketing (یا کلا بازاریابی) در جهت تماس با ناشناسان آمده است. یک دهه پیش در ایران معمولا از روش بازاریابی تلفنی خیلی کم استفاده می‌شد؛ امروز را نمی‌دانم اما احتمال می‌دهم که این روش شبیه خیلی تغییرات دیگر در ایران هم معرفی شده باشد و نیازمند به توضیحات تفصیلی نباشد. در این روش بازاریاب برای معرفی یک کالا یا سرویس به یک فهرست از شماره تماس‌ها که قبلا به شکلی تهیه شده است زنگ می‌زند و سعی می‌کند که به هر شکلی که شده مخاطب پای تلفن را به ادامه گفتگو ترغیب کند. از آنجا که مخاطب انتظار چنین تماسی را نداشته، با تماسی سرد و فاقد علاقه متقابل روبرو هستیم که وظیفه تماس‌گیرنده، گرم کردن آن است. در واقع مهم‌ترین چالش او در گام اول این است که مخاطب گوشی تلفن را بردارد، بعد از اینکه دریافت تماس‌گیرنده ناشناس است (یا بدتر از آن، یک بازاریاب تلفنی است!) تماس را قطع نکند و حداقل چند عبارت اول را گوش کند تا اگر موضوع برایش جذابیت داشت مکالمه ادامه یابد.
در روش کلد کالینگ در کاریابی شما به عنوان فروشنده‌ای که می‌خواهد مهارتها و تجربه‌های شغلی خود را به مشتری یعنی کارفرما یا نماینده کارفرما که مسئول خرید-استخدام است (مدیر منابع انسانی، مدیر دپارتمانی که به نیرو نیازمند است و….) بفروشد باید مسیری نسبتا مشابه را بروید تا بتوانید بالاخره به مورد مناسبی برخورد کنید. البته این مسیر به سرراستی مسیر قبلی نیست چون در خیلی از موارد شما به تلفن مستقیم خود افراد دسترسی ندارید بلکه تلفن را کس دیگری (منشی، مسئول میز اطلاعات، دستیار…) برمی‌دارد. خود این نکته یک چالش بزرگ در این روش است که باید برایش آماده بود.
همین‌جا توضیح دهم که برخی منابع، هر نوع تماس مستقیم با کارفرما برای معرفی خود حتی اگر حضوری باشد را هم در ذیل همین روش دسته‌بندی کرده‌اند که اینجا منظور نظر ما نیست و چنین مواردی را به دلیل تفاوت زیاد بین روش‌ها، در دسته‌بندی‌های دیگری قرار می‌دهیم.
هدف کلد کالینگ چیست؟
هر روش یا مرحله‌ای از کاریابی هدف خاص خود را دارد. خیلی از مواقع کارجویان از نتیجه یک روش (مثلا رزومه‌نویسی، مصاحبه و …) چندان راضی نیستند چون هدف و کارکرد آن روش را اشتباه متوجه شده‌اند. این چیزی است که باید مرتبا به آنها یادآوری کرد. خیلی منابع اطلاع‌رسانی برای کلد کالینگ یک هدف را مشخص کرده‌اند اما بنا به تجربه و واقعیت‌های موجود شخصا ترجیح می‌دهم دو هدف در امتداد هم برای آن تعریف کنم که یکی حداقلی و دیگری حداکثری است. هدف حداقلی، «برقراری تماس با فرد مناسب و ادامه مکالمه تا ارسال رزومه» است و نه بیشتر. هدف حداکثری (که خیلی از منابع آن را برجسته کرده‌اند) دعوت به مصاحبه شغلی در پایان این مکالمه است. البته اگر تماس ادامه یابد معمولا به شکلی از مکالمه شغلی تلفنی phone interview تبدیل خواهد شد که توضیح درباره چگونگی آماده شدن برای آن، فرصت و مجال دیگری می‌طلبد اما هدف حداقلی همان است که بیان شد.
پس اگر بعد از رد و بدل شدن چند جمله کوتاه، فرد پشت خط بگوید که رزومه‌ات را به این آدرس برای من ایمیل یا به این شماره فکس کن، کلد کالینگ به هدف خود رسیده است. ایده‌آل این است که فرد بگوید برای یک دیدار حضوری فلان روز مراجعه کن یا شما را به منشی یا مسئول امور تنظیم قرارها متصل کند تا برای یک دیدار حضوری وقت داده شود اما اگر این نشود و فقط در حد ارسال رزومه هم نتیجه دهد، کلد کالینگ موفق بوده است. اما اینکه انتظار داشته باشیم مکالمه به پیشنهاد شغلی بیانجامد، به معنای این است که اساسا کارکرد این روش و مقتضیات بازار کار کانادا را درک نکرده‌ایم.
احتمال موفقیت این روش چقدر است؟
احتمال آن بسیار بالا و اگر مشکلی در سایر زمینه‌ها نباشد در حد ۱۰۰درصد است. میزان موفقیت این روش به میزان پشتکار و صبر افراد در تداوم بخشیدن به آن بستگی دارد و اینکه در نهایت «با فرد مناسب، در زمان مناسب، تماس مناسب» گرفته شود.
کلد کالینگ به چه ملزوماتی نیاز دارد؟
شرط اصلی: قبل از هر چیز و شروع چنین برنامه‌ای شما باید چند ویژگی داشته باشید. اول اینکه بتوانید پای تلفن کالای مورد نظر (مهارتها، تجربه‌ها و…) را خوب معرفی کنید پس توانایی نسبی در زبان انگلیسی به شکلی که این مرحله قابل انجام باشد ضروری است. اینکه سطح مهارت‌های زبانی مورد نیاز (speaking and listening) چقدر باشد، …باید در حدی باشد که مکالمه به درستی انجام شود! پس دو مهارت مورد اشاره باید بالاتر از حد متوسط باشند؛ در عین‌حال اینکه «چقدر بالاتر؟» بستگی با شغل مورد نظر دارد. مثلا اگر شما به عنوان تعمیرکار متخصص خودرو یا برقکار صنعتی خود را معرفی می‌کنید در همین حد که بتوانید خود را درست معرفی کنید و به عکس‌العمل‌های مخاطب و پرسش‌های احتمالی وی پاسخ درخور بدهید (یعنی هم آن پرسش‌ها را بفهمید و هم بتوانید هم‌زمان، پاسخ دهید) کفایت می‌کند اما به فرض اگر می‌خواهید خود را به عنوان متخصص امور بازاریابی و فروش در یک شرکت صنعتی معرفی کنید باید سطح زبان شما خیلی بالاتر باشد و خیلی روان و بدون استرس صحبت کنید.
چالش این بخش برای مهاجران نسبتا زیاد است چون متخصصان می‌گویند که بیش از ۷۰ درصد انتقال مفاهیم در یک مکالمه از طریق حرکات بدنی، میمیک صورت و مشاهده عکس‌العمل‌های کلام در چهره و رفتار فرد روبرو انجام می‌شود و تنها حدود ۳۰ درصد آن کاملا به کلام و جملات بستگی دارد. چون در مکالمه تلفنی این ۷۰ درصد مفقود است (حداقل در شکل سنتی و غیرتصویری مکالمه تلفنی) شما باید همه فشار و انرژی خود را معطوف آن ۳۰ درصد کنید و همین مورد چالش‌برانگیز است. البته برای کسانی که سطح قابل قبولی از زبان انگلیسی را می‌دانند روش‌هایی برای آمادگی، کاهش فشار و اضطراب و افزایش عملکرد بهتر وجود دارد که در ادامه به آنها خواهیم پرداخت.
از این شرط اصلی و مقدماتی که بگذریم، مهم‌ترین ملزومات این روش عبارتند از:
تهیه لیست تماس: این مرحله بسیار اهمیت دارد و باید بطور جداگانه به آن پرداخت. فهرست مشخصات شرکت‌ها و افرادی که باید با آنها تماس گرفت اهمیت بسیار بالایی دارد و زمان خاصی را باید برای تهیه دقیق این فهرست اختصاص داد. خوشبختانه منابع مختلف از جمله دایرکتوری‌های عمومی و تخصصی، منابع آنلاین و گزارش‌های نشریات تخصصی در هر رشته موجود هستند و شما تنها باید آنها را درست بشناسید و فرصت مناسبی برای گزینش و انتخاب موارد مناسب‌تر (بر اساس ملاک‌هایی که باید قبل‌تر به آن رسیده باشید) اختصاص دهید. البته همان‌طور که بیان شد باید تلاش کرد که این فهرست تا حد امکان به اشخاص حقیقی (مثلا شماره تلفن داخلی مدیر منابع انسانی شرکت مورد نظر) ختم شود و نه به شماره «تماس با ما» contact us که یک شماره عمومی شرکت است و فردی برای پاسخ به موارد کلی آن را پاسخ می‌دهد. یکی از وظایف مهم چنین فردی که برایش به‌خوبی هم تعلیم دیده «دست به سر کردن» مودبانه افرادی است که به قصد استخدام تماس می‌گیرند! شما باید خیلی مودب‌تر از او، همه راه‌های او برای چنین کاری را ببندید.
تهیه رزومه مناسب: خیلی از افراد فکر می‌کنند که چون در این مرحله قرار نیست رزومه‌ای ارسال شود پس آن را تا مرحله بعد به تاخیر می‌اندازند. این بزرگ‌ترین خطای ممکن است. این احتمال وجود دارد که شما بتوانید در همین تماس، مکالمه را پیش ببرید و اگر فرد پشت خط از شما خوشش بیاید و بخواهد مکالمه ادامه یابد یکی از اولین (و بهتر است بگوییم اولین) درخواستش دیدن رزومه شما در همان روز و چه بسا در همان زمان است (مثلا با این عبارت که اگر به کامپیوتر دسترسی دارید همین الان رزومه خودتان را به این آدرس ارسال کنید تا در حین مکالمه به آن نگاهی بیاندازم!) خوب اگر شما رزومه نداشته باشید چه می‌کنید؟ توجه داشته باشید که همان‌طور که پیشتر بارها بیان شده شما به یک رزومه کامل بدون نقص نیازمند هستید و تهیه چنین چیزی در نوبت اول کمتر از یک هفته کامل زمان نمی‌برد که اگر بخواهید آن را به چند نفر متخصص نشان دهید خودش می‌شود دو تا سه هفته؛ پس قبل از اینکه گوشی تلفن را بردارید به وضعیت رزومه خود توجه کنید.
وقت و انرژی کافی: برنامه‌ریزی برای تماس‌های مربوط به کلد کالینگ اهمیت زیادی دارد. این روش بسیار وقت‌گیر و انرژی‌بر و استرس‌زا است پس باید متناسب با همین ویژگی‌ها برایش برنامه داشت. مثلا انجام این کار وقتی شما خسته یا عصبانی یا بی‌حوصله هستید یا در پایین‌ترین سطح انرژی هستید (که کاملا به روحیات و ویژگی‌های افراد بستگی دارد و ممکن است در برخی ساعات اولیه صبح یا ساعات بعد از ظهر متغیر باشد) مناسب نیست. همچنین تجربه نشان داده که اولین روز (دوشنبه) و آخرین روز هفته کاری (جمعه) و اولین روزهای ماه و آخرین روزهای ماه، ایام آماده‌سازی مدارک برای کارهای مالیاتی و… که مدیران ارشد، صاحبان مشاغل و کارفرمایان درگیری‌های شغلی و ذهنی بسیار زیادتری دارند، فرصت‌های چندان مناسبی برای تماس نیستند. در یک برنامه‌ریزی مناسب، شما روزهای تماس، تعداد تماس‌های هر روز و ساعات حدودی آنها را تنظیم می‌کنید و سعی می‌کنید در زمان مربوطه به تماس‌ها بپردازید. باید سعی کنید در پایان یک دوره زمانی مثلا یک هفته، خروجی کار را بررسی کنید و متناسب با تجربه‌های کسب کرده برای دوره زمانی بعدی (هفته بعد) تصمیم بگیرید.
تهیه پاره‌متن‌های مقدماتی: قبل از اینکه تماس‌ها را آغاز کنید باید متنها و سناریوهای کوتاهی script را آماده کنید که در آنها در کوتاه‌ترین زمان ممکن خود و توانایی‌هایتان را توضیح دهید. باید این متنها را آن‌قدر تکرار کنید تا بتوانید بدون اینکه احساس از روخوانی یا ازبرخوانی در مخاطب ایجاد کند، از درونتان بجوشد! برای آشنایی بیشتر با متن‌های نمونه و تنظیم متن مورد نظر خود می‌توانید به سایت‌ها یا کتاب‌های مرتبط مراجعه کنید.
صبر و حوصله کافی: اینکه شما بخواهید به یک فهرست طولانی از افراد زنگ بزنید و به احتمال زیاد از ۹۹ درصد آنها پاسخ منفی بگیرید (چون وقتی پاسخ، «مثبت شود» دیگر کار شما تمام شده!) نیازمند اراده قوی و صبر و حوصله کافی است. فرد باید قبل از هر چیز از نظر روحی با خودش کنار آمده باشد که چرا دارد چنین کاری می‌کند و دشواری‌های آن چقدر است و با باور عمیق این واقعیت‌ها اقدام کند.
در قسمت دوم این نوشتار، به توصیه‌های کاربردی و مهم و معرفی برخی منابع اطلاعاتی و آموزشی در این باره خواهیم پرداخت.
ثبت دیدگاه