به دلیل کاربرد روزافزون ایمیل در مکاتبات میان اداره مهاجرت و متقاضیان مهاجرت به کانادا و مشکلاتی که در این میان پدیدار شده است، اخیرا دستورالعمل اجرایی خاصی اعلام شده که در اینجا خبر آن به اطلاع شما می‌رسد.
پیشینه
دادگاه فدرال به تازگی بررسی مجموعه‌ای را در دستور کار خود قرار داده است که متشکل از پرونده‌هایی هستند که همگی به مسئله ارتباطات ایمیلی بین متقاضیان مهاجرت و اداره مهاجرت وشهروندی کانادا (CIC) مربوط می‌شوند.
این پرونده‌ها به موارد مردود شده‌ای مربوط می‌شوند که متقاضی نتوانسته به درستی به درخواست‌های مطرح شده از جانب اداره مهاجرت و شهروندی در مورد مدارک اضافی مورد نیاز که در قالب ایمیل برای وی ارسال شده بوده، پاسخ دهد. به‌ویژه اینکه در برخی از این موارد متقاضیان اعلام داشته‌اند که هیچ ایمیلی از جانب اداره مهاجرت مبنی بر درخواست مدارک اضافی دریافت نکرده‌اند و در نتیجه نمی‌توانسته‌اند پاسخی به درخواست آنها داده باشند.
استفاده از ایمیل برای ارتباط با متقاضیان یک راه سریع و به‌صرفه است و در ضمن امکانی است که در کلیه ساعات شبانه‌روز ایام هفته در اختیار CICقرار دارد و البته در حال حاضر نیز به طور روزافزونی بسیاری از متقاضیان مهاجرت خواهان استفاده از این روش برای ارتباط با اداره مهاجرت و شهروندی هستند. علاوه بر این، استفاده از تکنولوژی‌های نوین برای ارتباط با متقاضیان یکی از دستورالعمل‌های اصلی این اداره برای تحقق امر مدرنیزاسیون در ارائه خدمات به مشتریان بوده است.
در به کارگیری ایمیل برای ارتباط با متقاضیان اصل بر رعایت همان تشریفات (پروتکل) و اقدامات احتیاطی است که در دیگر روش‌های ارتباطی نیز به کار گرفته می‌شود.
راهنمایی
افسران اداره مهاجرت فقط زمانی از ایمیل برای ارتباط با یک متقاضی استفاده می‌کنند که پیش‌تر رضایت وی را برای این منظور کسب کرده باشند. متقاضی زمانی رضایت خود را از این مورد ابراز می‌دارد که:
- فرم تقاضای تکمیل شده وی حاوی نشانی ایمیل او باشد.
- فرم IMM ۵۴۷۶یا Representative Formکه توسط متقاضی ارائه شده، شامل نشانی ایمیل نماینده مربوطه باشد و در زیر عبارت «mailing address» در فرم تقاضا، نشانی ایمیل نماینده نیز قید شده باشد.
- یک متقاضی از ابتدای امر از طریق ایمیل با اداره مهاجرت و شهروندی تماس برقرار کرده باشد.
در ادامه این بحث بر اساس اینکه افسر بررسی کننده اطلاعات یا مدارک تکمیلی نیاز داشته باشد یا بخواهد کل فایل منتقل شود باید یکی از دو سناریوی مصوب را اجرا کند.
برای مشاهده اصل مطلب و آشنایی با دو سناریوی اعلام شده اینجا کلیک کنید.
ثبت دیدگاه